Volg de stappen van onderstaande tijdsplanning, dan heb je een geslaagd evenement!
Evenement Tijdsplanning
Dit is de tijdsplanning die je aan moet houden voor een standaard feest of kleinere activiteit. Ga je een groot Lustrumfeest geven met je gilde bijvoorbeeld? of heb een leip idee wat veel voorbereiding gaat kosten? dan is het goed om de PA al eerder te contacteren.
Jouw PA verantwoordelijke zal alle stappen uitgebreid uitleggen en begeleidt jullie om het meest uit je feest te halen.
| 7 weken evenement | – Groepering en PA Bestuur hebben contact – Groepering gaat op zoek naar een PA verantwoordelijke |
| 6 weken voor evenement | – Meeting met PA verantwoordelijke om evenement te bespreken |
| 4 weken voor evenement | – Feestplan opsturen naar PA, Hori en Verti (feestplan@sintjansbrug.nl) – Afschrijven ruimte voor keukenploeg om te eten |
| 2 weken voor evenement | – Schilderen PA- en barborden – Overleggen barspecials en barorganisatie (bijvoorbeeld fustenbar) met Verti – Opstellen DJ Schema in overleg met PA verantwoordelijke |
| 1 week voor evenement | – Fixen tapijt, tape en rest van aankleding – Bevestig eventuele externe inhuur – Promo |
| Dag van het evenement | – Tapijt al klaar leggen in de middag van het feest – Aankleding impregneren middag van het feest (NIET eerder!) – 19:30 begin opbouw. Zorg voor genoeg mankracht |
| Dag na het evenement | – Ruimte opruimen en schoonmaken, terugbrengen in originele staat |
Speciale Evenementen
Er zijn een aantal speciale soorten evenementen die je zou kunnen organiseren als je iets heel gaafs wilt neerzetten. Deze evenementen kosten meer tijd in de voorbereiding en moeten goed worden overlegd met de PA en het B’stuur. Kijk ook in ons Lookbook voor inspiratie.
Silent Disco
Een silent disco is een evenement waarbij mensen een draadloze koptelefoon op zetten waar de muziek van de DJ over te horen is. Het leuke hiervan is dat je op een silent disco set meestal 3 kanalen hebt, dus je kan 3 DJ’s (of andere audio bronnen) neerzetten en dan kunnen mensen zelf kiezen waar ze naar luisteren. Het effect is superleuk, want je ziet mensen dansen op allerlei verschillende tempo’s. Een ander voordeel hiervan is dat er minder geluidsoverlast wordt gecreëerd. Maar let wel op, er is nog steeds veel geluidsoverlast! Mensen dansen, stampen, zingen en schreeuwen mee met de muziek. Je kan dus niet een silent disco zomaar op Oele organiseren bijvoorbeeld (ja dit hebben we al geprobeerd, nee dit ging niet goed).
Demodisco
Een demodisco is een evenement waarbij mensen kunnen stemmen welke muziek er gedraaid gaat worden. We werken vaak in blokken van 20 minuten, mensen stemmen op 3 (steeds andere) genres via een speciale website en het winnende genre wordt gedraaid in het volgende blok en er start dan weer een nieuwe stemming. Dit kost wel veel voorbereidingstijd voor de DJ’s, dus bespreek dit goed met je PA verantwoordelijke als je dit wilt!
Bandjes
Je kan natuurlijk ook kiezen voor een bandje. Het geeft een hele andere sfeer aan je evenement, de muziekstijl is erg anders dan op onze normale feesten en we doen we het niet vaak dus mensen komen altijd wel kijken.
De PA heeft de apparatuur en kennis in huis om een bandje te hosten. Maar er zit significant meer voorbereiding in. Goede communicatie is belangrijk, voor de PA maar ook voor het bandje. Zorg dus dat je ruim op tijd de goed mensen erbij zoekt. Afhankelijk van welke band je neemt kan het zijn dat er spullen ingehuurd moeten worden houdt dus rekening met extra kosten en zorg ervoor dat je deze kosten vantevoren goed in kaart brengt met je pa verantwoordelijke voordat je eventueel kaartjes gaat verkopen.
Cantus
Een cantus is live muziek, lange tafels en heeeeel veel bier. Dit is in essentie een variatie op een bandavond dus alles wat je nodig hebt voor een bandje heb je ook nodig voor een cantus plus dat je tafels en banken neer zet voor de mensen om op te zitten. Let op dat je voor een Cantus altijd een band kiest die hier een beetje ervaring mee heeft, als je moeite hebt met het vinden van een geschikte band neem dat contact op met je pa verantwoordelijke.
Schuimfeest
Ja, maar nee. Maargoed als je dit echt heel heel heel graag wilt weet dat het heel veel werk is om dit op te ruimen aangezien niet alleen de eetzaal na het evenement gereinigd dient te worden maar ook de rest van het pand. Het is namelijk geen normale zeep die gebruikt wordt om schuim te creëren maar een goedje wat eenzelfde effect heeft maar niet irriteert op de huid.
Zwembadfeest
Zoals de naam het al weergeeft is dit een feest in een zwembad.